実りのとき　年賀はがきの宛名印刷

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年賀はがきの宛名印刷

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　今年もまた、クリスマスカード、年賀はがきを作成する時期となりました。年末の忙しい時期でもあり、ぜひ能率よく仕事をしたいものです。一方では、きちんとした見栄えのよい紙面のはがきを作成したいという希望もあります。

今年は、ワープロプログラム「ワード」に付いているはがき作成ツールを利用してみましょう。私も以前からワードにこのツールが付いているのを知っていましたが、これまで本格的に利用したことはありませんでした。

今回、これを使ってみて案外に使いにくい面が多いのを知り、驚きました。試行錯誤の結果、いくつかのノウハウがわかりましたので、以下にレポートします。皆様のお役に立てれば幸いです。

エクセルで住所録作成

　年賀はがきは、たくさんの相手に大略同じような文面で作成します。このような場合には、住所録に記載した相手の住所データを次々にパソコンから読み出してはがきに印刷するいわゆる「差込み印刷」によって作成するのが能率的です。

このような住所録を作成するには、マイクロソフト社のエクセルというプログラムが便利です。上記のワープロプログラム「ワード」のはがき作成ツールでも、エクセルによって作成された住所録を読み込んで利用できるようになっています。

しかし、上記のようにワードのはがき作成ツールはかなり使いにくい面があり、このエクセルによって作成された住所録を利用する場合にもその表の形式によってははがきに宛名が正確に印刷できないことがあります。
いろいろ試した結果、下図のような形式の表にすれば、はがきに宛名が問題なく印刷できるのがわかりました。

住所録

このエクセル住所録のサンプルをダウンロードし（左のサンプルという青い字の部分をクリックしてください）、ご自分のハードディスクに保存して内容を適宜自分が必要とするあて先に変更して利用してください。

なお、このファイルはエクセルの標準形式のファイルをデータ圧縮したものです。これをもとのエクセル標準形式に戻すには、LHASAなどの解凍ソフト（「窓の杜」などのダウンロードサイトにフリーソフトとして収納されています）を必要とします。

この辺がわからなければ、宛名ファイルの解凍をご覧ください。

ワードのはがきツール

　上記のエクセル住所録が作成できたら、次にワープロプログラム「ワード」を起動し、画面上部の「ツール」メニュータブから「はがき宛名印刷」メニューを選択します。

はがき宛名印刷ウィザード

　すると、はがき宛名印刷ウィザードが起動し、まず印刷するはがきの種類を質問してきます。ここは、「年賀／暑中見舞い」はがきを選択します。

「背景にはがきを表示する」のチェックボックスにチェックが付いているのを確認します。以上が終了したら、「次へ」ボタンをクリックします。

縦配置か、横位置か

　次に、はがきを縦に使うか、横に使うかを訊ねてきます。年賀はがきでは、通常は縦使いです。
終了したら、「次へ」ボタンをクリックします。

宛名の書式

　次に、宛名の書式の設定をします。まず、様などの敬称を決めます。また、自分の住所をはがきに書く場合には、その住所の上に郵便番号をつけるかどうかを設定します。
また、宛名の印刷字体を設定することもできます。
終了したら、「次へ」ボタンをクリックします。

差出人の情報

　次に、はがきの差出人の情報を設定します。これはアドレス帖に設定してあれば、それを読み出すこともできます。
また、「差出人を印刷する」のチェックボックスにチェックをすると、差出人の住所、氏名などがはがきの表面に印刷されます。

終了したら、「次へ」ボタンをクリックします。

差込み印刷機能

　最後に、はがきのあて先をパソコンの差込み印刷機能を利用して処理するかどうかを訊ねてきます。これはもちろん利用するわけですが、そのためには左の設定画面では一番下の「既存の住所録データファイルを読み込む」にチェックします。

終了したら、「次へ」ボタンをクリックします。

宛名ウィザードの完了

　以上で、宛名ウィザードは終了します。

「完了」ボタンをクリックします。

エクセル住所録の検索

　すると、しばらくしてから下図の画面が開き、差込印刷に利用する住所録ファイルについて訊ねてきます。まず、住所録がエクセルファイルであるのを設定するため、「ファイル名」の欄に半角小文字で *.xls と記入し、エンターキーを押します。すると、その下の「ファイルの形式」が Microsoft Excelワークシートとなります。

（私の場合だけかどうかわかりませんが、「ファイルの形式」で直接 Microsoft Excelワークシートを選択することができませんでした）。

フォルダの指定

　次に、エクセル住所録ファイルの収納されているフォルダに移行する必要がありますが、なぜかいつもするように画面上部のフォルダの選択欄をクリックして移行することができませんでした。
いろいろ試した結果、そのフォルダの選択欄の少し右側にある「上位階層に移行する」という機能のある黄色いフォルダにかぎ矢印のついているアイコンをクリックすると、フォルダの変更ができるのがわかりました。なぜ、こうなっているのかわかりません。

ともかくこれしか方法がありませんので、これを利用してエクセル住所録ファイルの収納されているフォルダに移行し、その住所録ファイルを下図のように選択します。
それが終了したら、「開く」ボタンをクリックします。

はがき印刷の画面

　すると、エクセル住所録ファイルからあて先データが読み出され、はがき紙面に印刷される様子を示す画面が表示されます。

この画面は、ワープロソフト　ワードの編集画面ですので、普通のワード文書の要領で編集することができます。

郵便番号のハイフンは、住所録ファイルには入力する必要はありません。

また住所録ファイルに普通のハイフン（－）を入力すると、はがき紙面が縦書きの場合にはそれらがそのまま横向きに表示されてしまいますので、困りました。結局左図のはがき印刷の画面で、住所の区分けの記号として縦書きのハイフンをコピーペーストしました。

なお、エクセル住所録の次のレコード（あて先）に移行するには、画面上部のメニュータブにある「次のレコード」という小さい赤い矢印をクリックします。

　現在さまざまなはがき印刷ソフトが市場で販売されており、それらを利用すれば上記のようにワードで行うより簡単に年賀はがきなどを印刷できます。
しかし、いつも仕事で利用していて使い勝手のわかっているワードとエクセルだけで、年賀はがきの印刷ができるというのも、少なくとも私には大変ありがたいことです。

皆様もぜひお試しください。なお、ここで作成したエクセル住所録は、私は自宅で利用する電話番号帳帖を作成、印刷するのにも使っています。