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メール等のバックアップ |
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私は、毎日仕事上で多数のメールをやりとりしています。受信したメールのデータは、メールクライアントプログラム（以降はメールプログラムと記します）が作成したファイルの中に保存されます。
これまでも他のページで解説したように、ハードディスクに記録されたデータは、必ずしも安全ではありません。時にはハードディスクのクラッシュによりハードディスク全体のデータが失われることもあるのです。また、外部から侵入したウィルスによって、メールのファイルが読めなくなることもあります。
もしこれまで蓄積してきたメールが失われたら、私どもの仕事は即座にストップしてしまいます。その起こりうるダメージを軽減するには、最近までのメールデータを別ファイルとしてバックアップしておく必要があります。
メールデータをバックアップするのは、お使いのパソコンにUSBなどで接続された外部ハードディスクに行うのがよいでしょう。同じパソコン内のハードディスクにバックアップすると、パソコンが故障した際にはバックアップファイルも読み出せなくなります。 |
Outlook Express は、Windows に添付されているメールプログラムで、圧倒的に多数の利用者によって使用されています。このメールプログラムの場合のバックアップの方法を、以下に解説します。
まず、最初に現在メールデータを保存しているファイルを整理します。Outlook Express の画面上部にある「ツール」メニュータブをクリックし、「オプション」メニューを選択します。 オプションの画面が表示されるので、「メンテナンス」メニューをクリックすると、下の画面が現れます。
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この画面の中央部にある「整理する」ボタンをクリックすると、下の画面が現れるので、「最適化する」ボタンをクリックします。 |
以上で、現在メールデータを格納しているファイルを整理することができましたが、次にそれらファイルがどこにあるのかを見つける必要があります。
二つ上の「オプション」の画面で、「保存フォルダ」のボタンをクリックしてください。すると、下図の画面が表示されます。枠の中には通常 "C:\Documents and Settings\........" という文字列が表示されますが、これがメールデータを格納しているフォルダの位置を示します。 |
この位置をエクスプローラで指定して開けばよいのですが、階層が深く文字列が込みいっているので、上記文字列をコピーして利用してください。
それには、上記枠内の文字列をすべてマウスでドラッグして選択します（枠内がすべてブルーになり、文字が白く反転します）。次に反転した文字列の上で、右クリックを行い、「コピー」を選択します。 |
上記のように、この文字列で指定される場所をエクスプローラで開くこともできますが、ここではそれよりやや簡単な方法をとりましょう。Windowsの画面左下のスタートボタンをクリックし、「ファイル名を指定して実行」を選択してください。
現れた画面で「名前」の枠内をマウスでクリックしておいて、右クリックして「貼り付け」を選択すると、下図のようにメールデータのフォルダのアドレスがその枠に記入されます。 |
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上図の画面で "OK" ボタンをクリックすると、メールデータのフォルダに格納されているファイルが表示されます。 |
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これらのファイルをすべて選択して、自分に都合がよいハードディスク上の場所にたとえばOE_backup というフォルダを作成し、その中にコピーしてください。先に説明したように、お使いのパソコンにUSBなどで接続された外部ハードディスクにバックアップするのがよいでしょう。 |
Eudora Pro は、Windows 、Macintosh の両プラットフォームに対応したメールプログラムで、やはり多数の利用者によって使用されています。このメールプログラムの場合のバックアップの方法を、以下に解説します。
Eudora Pro をデフォルトでインストールすると、メールに関係するファイルがすべて
C:\Program Files\Eudora\
というフォルダに格納されます（ドライブの名前は適当に読みかえてください）。
そのフォルダを開き、その中に格納されているファイルのうち、エクステンション（ドット . より右の部分の文字列）が"toc" あるいは "mbx" のものをすべて上記と同じようにバックアップしてください。
このようにバックアップしたメールデータをまたメールプログラムに取り込んで利用するのを「リストア」といいます。リストアの実際については、近く別ページで解説します。 |
いくつかのメールアドレスをお持ちの方は、あるメールアドレスに届いたメールを他のメールアドレスに転送して保存することで、実質的にメールのバックアップをすることができます。プロバイダやメールサーバーの事故もないとはいいきれないので、他のプロバイダあるいは他のメールサーバーのメールアドレスをバックアップ用に利用するのがよいでしょう。
最近は、無料メールアドレスで大容量をうたったものが多く見られるようになりました。たとえば、YAHOOが提供するメールアドレスはなんと１GBの容量があります。大手業者が提供しているサービスはそれなりに信頼性が高いと思われるので、それら無料メールアドレスをバックアップ用に利用するのも一つの方法でしょう。
転送そのものは、そのメールを選択しておいて右クリックして転送先を指定すれば簡単にできます（多数のメールを選択しておいて、一括転送することもできます）。
バックアップに利用する転送先をアドレス帳に登録しておけば、メールプログラムの画面からすべてを済ませることができるので、大変便利です。
これら外部メールボックスにバックアップしたメールをまた利用するには、外部メールボックスのメールアドレスからリストアするメールアドレスにメールを送信すればよいのです。
なお、無料メールアドレスはウェブメールが多いのですが、その場合には通常のPOPメールとは使い方がやや異なることがあります。特に、添付ファイルの扱い方が違う例が多いので、注意してください。 |
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